Propsito

El rol de Corporate Services Specialist lidera y gestiona todos los procesos y recursos asociados con la Gestin Administrativa, Logistica y Transporte, adems de los microservicios (papelera, mensajera, dispositivos mviles entre otros) as mismo realiza la Gestin Financiera como Caja Menor, Control Presupuestal, Provisiones, Charge Back, Control de Facturacin, Optimizacin de Costos/Gastos, Exploracin de Benchmarking, y Activos Intangibles asociados a la Direccin de Tecnologa y Operaciones.  

Este rol es encargado de velar por el Servicio y Experiencia al Empleado en todos los servicios que son asociados a la Direccin de Tecnologa y Operaciones.

Responsabilidades

1. Actuar como portavoz de la cultura enfocada en el cliente con miras a intensificar las relaciones con la clientela y aprovechar las relaciones, los sistemas y los conocimientos del Banco en general. 

2. Administrar, controlar y monitorear la gestin de riesgo con terceras partes de todos los contratos y relaciones de servicio y proveedores de la Direccin de Tecnologa y Operaciones. 

3. Administrar y gestionar los servicios asociados a Logistica y Transporte. 

4. Coordinar y supervisar la entrega eficiente de documentos y mercanca a nivel local, nacional e internacional. Incluye la planificacin de rutas de entrega, la gestin de equipos de mensajeros u operadores logsticos, y la garanta de que todas las entregas se realicen de manera puntual y segura. 

5. Administrar y organizar los suministros de papelera y elementos de oficina para las diferentes unidades de servicio y procesos de soporte. Comprende la compra y reposicin de artculos de papelera, el control de inventarios, y la coordinacin con proveedores. 

6. Gestionar y Coordinar la implementacin de servicios de telefona mvil para empresas. Incluye la configuracin y activacin de nuevas lneas mviles, la gestin de contratos y planes corporativos con proveedores de servicios, y la resolucin de problemas tcnicos relacionados con la activacin y uso de las lneas. 

7. Gestionar y supervisar el uso de fondos destinados a cubrir gastos menores dentro de la empresa. Incluye la creacin y mantenimiento de registros detallados de todas las transacciones realizadas, la reposicin de fondos cuando sea necesario, y la garanta de que todos los gastos se ajusten a las polticas y procedimientos establecidos. 

8. Gestionar y monitorear el presupuesto de Direccin de Tecnologa y Operaciones, para asegurar un uso eficiente de los recursos financieros. Sus responsabilidades incluyen la elaboracin y seguimiento de presupuestos, provisiones y forecast, la revisin de gastos y la preparacin de informes. 

9. Solicitar al Proceso de Compras las rdenes de Compra asociadas a cada uno de los contratos administrados por la  Direccin de Tecnologa y Operaciones,, cumpliendo con las polticas y procedimientos establecidos. 

10. Generar informes de control de gastos y ejecucin de los contratos que administra la Direccin de Tecnologa y Operaciones, para dar visibilidad a los diferentes lderes de procesos y/o Unidades de Servicio. 

11. Controlar la facturacin recibida de los proveedores asociados a servicios de la Direccin de Tecnologa y Operaciones. Comprende la verificacin y registro de facturas, la coordinacin con Contabilidad y Cuenta por Pagar para asegurar pagos puntuales, la resolucin de discrepancias en las facturas y evitar provisiones. 

12. Analizar exhaustivamente los costos operativos, la eliminacin de gastos innecesarios, y la optimizacin de procesos para reducir costos sin comprometer la calidad de los productos o servicios asociados a la Direccin de Tecnologa y Operaciones. 

13. Medir y analizar la percepcin de los clientes sobre los servicios ofrecidos por la Direccin de Tecnologa y Operaciones. Incluye el diseo y ejecucin de encuestas de satisfaccin, Focus groups, la recoleccin y anlisis de datos sobre la calidad del servicio, y la identificacin de reas de mejora. Implementa estrategias para mejorar la calidad del servicio y aumentar la satisfaccin del cliente. 

14. Evaluar continuamente los procesos a cargo, la identificacin de mejoras y la implementacin de soluciones basadas en datos para aumentar la eficiencia y reducir costos. 

15. Gestionar todas las debidas diligencias administrativas requeridas por la Direccin de Tecnologa y Operaciones, as mismo toda la logstica de eventos e invitados del rea. 

16. Formalizar y mantener actualizada la documentacin de los procesos a su cargo. 

17. Soportar a la Direccin de Tecnologa y Operaciones durante las evaluaciones de auditora que sean programadas. 

18. Efectuar la evaluacin peridica del servicio prestado por los proveedores gestionados por la  Direccin de Tecnologa y Operaciones 

19. Impulsar y contribuir en el desarrollo de proyectos de mejora para los procesos asignados y transversales de la compaa. 

20. Comprender cmo debe considerarse el apetito por el riesgo y la cultura de riesgo del Banco en las actividades y decisiones diarias. 

21. Realizar operaciones eficaces y eficientes en sus reas respectivas de acuerdo con los valores de Scotiabank, su Cdigo de Conducta y los Principios Globales de Ventas, garantizando a la vez la idoneidad, el cumplimiento y la eficacia de los controles de negocios diarios a fin de cumplir con las obligaciones respecto al riesgo operacional, el riesgo de incumplimiento regulatorio, el riesgo de lavado de dinero y de financiamiento al terrorismo y el riesgo de conducta.
22. Promover un entorno de alto desempeo y contribuir a un entorno laboral inclusivo.

Cantidad de empleados/mbito de control.

• Empresa de aproximadamente 4300 empleados, ubicados en 24.000m2 (3 edificios, 15 pisos)
• Relacionamiento permanente con los responsables de las Unidades de Servicio y las reas de soporte.
• Requiere una comunicacin y coordinacin permanente con proveedores de servicio.
• Excelente relacionamiento y servicio al cliente interno, velando por una Experiencia al Empleado de alto nivel de satisfaccin relacionados con los servicios corporativos.

Educacin, experiencia, otra informacin

• Profesional en carreras administrativas como Administracin de Empresas, Ingeniera Industrial, Ingeniera de Procesos o carreras afines.
• De 3 a 5 aos, preferiblemente en el sector financiero, en procesos de soporte administrativo, financieros y/o en operaciones, con responsabilidades de gestin y alto grado de servicio al cliente.
• Conocimientos especficos en gestin administrativa, gestin de procesos, gestin financiera, anlisis de datos y construccin de reportes. Manejo de herramientas de ofimtica (Excel, bases de datos, Power BI, SQL)
• Habilidades de negociacin, orientacin al servicio, capacidad de trabajo en equipo y bajo presin, alto grado de anlisis, manejo de proveedores, comunicacin efectiva y asertiva, proactividad y organizacin.
• Habilidades para el manejo de trabajo bajo presin, control de s mismo en caso de situaciones delicadas.
• Habilidades interpersonales slidas y de comunicacin: gestionar personal interno, proveedores externos y consultores requiere de una fuerte motivacin y excelentes competencias de gestin y liderazgo.
• Capacidades desarrolladas en organizacin, seguimiento y evaluacin de situaciones complejas.
• Debe ser flexible, comprometido y con disposicin permanente a trabajar en equipo.
• Debe contar con un alto nivel de energa para estar permanentemente en movimiento entre los diferentes pisos y edificios.
• Deseable contar con nivel B2 en el idioma ingls.
• Demostrar flexibilidad y sentirse confortable en situaciones cambiantes.
• Aplicar tcnicas de resolucin de conflictos y priorizacin de actividades
• Alta capacidad de trabajo en un entorno multi cultural para poder llegar a sus metas trabajando con personas de diferentes pases y hablan en diferentes lenguas.

Condiciones de trabajo

• Trabajar en un entorno de oficina estndar.
• Debe estar disponible para dar solucin a cualquier urgencia que afecte la seguridad de la empresa y sus empleados y que impida el buen desarrollo de la operacin fuera de los horarios normales de trabajo, incluidos los fines de semana y festivos.
• Este cargo requiere la movilizacin continua a pie entre los diferentes pisos y edificios de la Compaa ubicados en el centro empresarial Connecta.
• Problemas de operaciones 24/7, demandas permanentes de los proyectos y otros plazos son constantes, y algunas situaciones pueden ser impredecibles. Las horas no estndar podran ser una ocurrencia comn.
• Los problemas operativos y las presiones del cronograma pueden causar ansiedad. Interrupciones en los servicios sin previo aviso, que requieren una asignacin rpida y efectiva de recursos para resolver y cumplir los compromisos de entrega con las operaciones.