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**Bilingual Executive Assistant (Mexico City) - Fluent in English, 2+ years in law firms** Seek an organized, multitasking bilingual executive assistant for a global law firm, Mexico City full-time. **Key Responsibilities**: Transcribe materials, manage timekeeping, handle client billing (paper/electronic), coordinate travel, maintain client databases, confidential information handling. **Required Skills & Experience**: University degree, advanced English (spoken/written), 2+ years in law firms, excellent typing speed, grammar, organization, adaptability. **Technical Proficiency**: Office Suite, client database software, timekeeping portals, knowledge of electronic invoicing.
- Compensation
- Not specified
- City
- Not specified
- Country
- Mexico
Currency: Not specified
Full Job Description
Keen to become part of a truly global, collaborative team of professionals? Your journey begins here.
Requerimientos:
Escolaridad: Licenciatura concluida.
Idiomas: Ingls Avanzado (hablado y escrito) INDISPENSABLE.
Experiencia: 2 aos de experiencia en adelante y haber trabajado en firmas de abogados.
Competencias: Velocidad de escritura (60 palabras por minuto), excelente gramtica (ortografa, correcta puntuacin), Comunicacin, Atencin al detalle, Organizacin, Anlisis de informacin, Gestin de varias actividades a la vez, Actitud flexible, Adaptabilidad para lidiar las asignaciones y prioridades cambiantes.
Conocimientos: Manejo de tecnologa actual y redes sociales, cargas de tiempos en portales, experiencia en facturacin (incluida la facturacin electrnica), manejo de Office, excelente presentacin.
Principales Responsabilidades
- Transcribir con precisin, materiales escritos a mano y / o dictados.
- Mantenimiento a la informacin de contacto abogado-cliente y otra informacin pertinente en el programa de base de datos de contacto de clientes de la Firma.
- Programa los tiempos y mantiene los calendarios de los timekeepers. Ingresa, revisa, edita y cierra las entradas de tiempo a travs del programa de entrada de tiempo basado en la web de la Firma utilizando los estndares de la Firma.
- Maneja la facturacin mensual del cliente (facturacin en papel y electrnica).
- Coordina los arreglos de viaje a travs del Departamento de Viajes interno.
- Abre nuevos asuntos y genera controles de conflictos de clientes.
- Prepara respuestas de cartas de auditora anuales y / o complementarias.
- Imprime y organiza una variedad de documentos recibidos en distintos formatos, incluidos correos electrnicos, archivos adjuntos y documentos de diferentes tipos.
- Contestar telfonos y transmitir mensajes con precisin; organizacin de videoconferencias y establecimiento de llamadas.
- Responsable de mantener el ms alto nivel de confidencialidad de toda la informacin, registros y archivos de la Firma y del cliente, tanto dentro como fuera de la Firma.
- Realizar la comprobacin de los gastos de viaje e ingresar las facturas para su reembolso.
- Elaboracin de formularios y creacin de nuevos documentos de acuerdo a las prcticas de la Firma.
- Disponibilidad y voluntad para apoyar y realizar trabajo extra.
Location: Mexico City
Time Type: Full time
