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• La Paz, La Paz, Bolivia

En Glencore Bolivia estamos en la bsqueda de una Asistente Administrativa para realizar diversas tareas administrativas como soporte a la Gerencia asignada, gestionando eficientemente el flujo de informacin, la correspondencia, la agenda ejecutiva, servicios generales y los procesos operativos del rea, bajo estrictos estndares de confidencialidad, oportunidad y reserva de la informacin.

Responsabilidades

         Gestin Documental y de Correspondencia: Organizar, recepcionar, registrar, redactar, digitar, despachar y realizar el seguimiento de la documentacin fsica y digital (ingresos, salidas, courier internacional), asegurando su correcta distribucin y archivo. Elaboracin de cartas a clientes, constancias, entre otros. Archivar la documentacin de gestiones anteriores para enviar al depsito.

         Administracin de Agenda y Reuniones: Coordinar, actualizar y mantener al da diariamente la agenda de actividades, reuniones, conferencias y el directorio telefnico de la Gerencia.

• Atencin de Canales de Comunicacin y Visitas: Operar la Central Telefnica efectuando el pase de las llamadas telefnicas autorizadas, ya sea dentro o fuera de la ciudad. Gestionar el flujo de informacin telefnica, correos electrnicos y visitas presenciales, proporcionando informacin autorizada y atendiendo las llamadas encomendadas por la Direccin.

         Soporte Logstico y Administrativo: Apoyar en la elaboracin de solicitudes de pedido, compras (con previo VB del jefe inmediato), la revisin e ingreso de facturas acorde a la normativa tributaria local y otros comprobantes de pago.

         Servicios Generales: Administrar los recursos propios de oficina como tiles y otros suministros menores. Responsable de los servicios generales y la gestin de mantenimiento (preventivo y correctivo) de las oficinas y recursos corporativos. Coordinacin con empresas de servicios (por ejemplo, telefona).

         Supervisin de personas: Coordinacin con Gerencia, el equipo de Trafico, Finanzas y Conductor para la asignacin de recursos y uso de los carros corporativos y otras actividades necesarias para el correcto funcionamiento de la oficina.

         Gestin de viajes corporativos: Gestin y reserva de pasajes, hoteles y estadas para el equipo cuando realicen visitas corporativas y viajes. Mantener actualizadas las tarifas corporativas con hoteles. Seguimiento, control y revisin de la emisin de facturas mensuales relacionadas a viajes corporativos.

         Gestin de cotizaciones: Solicitud de cotizaciones a diversos proveedores de servicios generales, IT, etc.

         Registro de proveedores: creacin, registro y seguimiento de nuevos proveedores en el sistema corporativos (SAP, Concur) revisando que cumpla con la documentacin requerida.

         Gestin de regalos corporativos: Coordinacin con Gerencia y agencias, imprentas, etc. para la elaboracin de los regalos corporativos de fin de ao a los clientes.

         Soporte a Gerencia: brindar apoyo administrativo y coordinacin de actividades asegurando el seguimiento oportuno de solicitudes y tareas.

         Apoyo en la gestin de nuevos ingresos: Soporte al rea de Recursos Humanos para la gestin de nuevos ingresos: entrega de laptop, fotocheck, entre otros.

         Colaboracin y Actividades Afines: Desarrollar y colaborar en cualquier otra actividad complementaria afn a su puesto, lnea de carrera o requerida por su jefatura inmediata, dentro o fuera del rea de trabajo.

Formacin

Requiere como mnimo ttulo de tcnico(a) en Secretariado, Administracin o afines. Adems de poseer conocimientos de ingls a nivel intermedio (Hablado y Escrito), se requiere conocimientos prcticos en computacin (Power Point, Excel Avanzado, Word y SAP, afines)

Conocimientos

Requiere un nivel de Ingls Intermedio, experiencia en el trato con visitas del exterior, experiencia previa en control de gastos, asimismo deber poseer empata y proactividad para la atencin a personas, proponer soluciones y experiencia en el manejo de agendas de reuniones.

Experiencia

Requiere como mnimo 03 aos de experiencia en puesto igual o similar; asimismo, se requiere tener experiencia laboral previa como Asistente Administrativa de Lnea o de Jefatura. 

Who we are

Glencore is one of the worlds largest global diversified natural resource companies and a major producer and marketer of more than 60 commodities. Through a network of assets, customers and suppliers that spans the globe, we produce, process, recycle, source, market and distribute the commodities that advance everyday life.

With over 140,000 employees and contractors and a strong footprint in over 30 countries in both established and emerging regions for natural resources, our marketing and industrial activities are supported by a global network of offices.

Glencores customers are principally industrial consumers, such as those in the automotive, steel, power generation, battery manufacturing and oil sectors. We also provide financing, logistics and other services to producers and consumers of commodities.