Our Office Operations team is at the heart of ensuring the smooth and efficient functioning of the Firms day-to-day operations. Our team manages the infrastructure, systems and services both globally and locallyrelating to our office workplaces, onsite and remote operational services, security, safety and a range of other areas. We provide PA support and manage document production, translation and travel services. Our team is responsible for our client-facing areas across the Firm, always seeking to ensure that clients and other visitors have an experience that is world-class. We also take the lead in running our day-to-day operations in the most environmentally sustainable way possible.

Vill du vara med och skapa service i vrldsklass? Vrt uppdrag r att leverera en upplevelse i absolut toppklass fr beskare, klienter och medarbetare. Som en del av vrt Guest Services-team r du byrns ansikte utt och den som skapar bde det frsta och sista intrycket p vrt Stockholmskontor. Du har en nyckelroll i att skerstlla en professionell, vlkomnande och smidig gstupplevelse varje dag.

I rollen som Guest Service Assistant arbetar du nra dina kollegor i teamet fr att f verksamheten att fungera smlst. Du vlkomnar beskare med vrme och professionalism, stttar kollegor i bde stort och smtt samt skerstller att kontoret r vlorganiserat, representativt och inbjudande.

Rollen r bde operativ och administrativ. Du trivs i det dagliga fldet, r lsningsorienterad och har ga fr detaljer. Samtidigt stlls hga krav p struktur, noggrannhet och frmgan att arbeta proaktivt. Du ser vad som behver gras och gr det.

I nra samarbete med vriga i Guest Services-teamet ansvarar du fr receptionen, conciergeverksamheten och den dagliga driften av vra gst- och mtesytor.

Arbetsuppgifter

• Ta emot och vlkomna klienter och beskare p plats

• Frbereda, underhlla och flja upp mtesrum fre, under och efter mten

• Skerstlla ordning och hg standard i gemensamma interna ytor ssom lunchrum, bistro och pentryn

• Samordna med IT- och AV-team fr att tillgodose gsternas behov och hantera enklare tekniska frgor

• Samarbeta med externa leverantrer ssom stdning, catering, frukt- och blomleverantrer

• Se till s vra lokaler alltid r vlfungerande och inbjudande

• Utfra conciergeuppgifter, inklusive bokning av hotell, restauranger och taxi samt ge vgledning till internationella gster infr och under deras vistelse i Stockholm

• Utfra skerhetsrelaterade uppgifter ssom hantering av passerkort, drrar och larm

• Arbetstiderna r frlagda mellan 07.00-19.00, i vissa fall frekommer det ven kvllsarbete.

Kvalifikationer

• 2-5 rs erfarenhet frn office, hospitality, guest services eller catering (hotell, caf/restaurang eller liknande)

• Professionell approach

• Stark serviceknsla med fokus p klientupplevelsen

• Trivs med att arbeta i team och bidra till en positiv arbetsmilj

• Proaktiv, initiativtagande och lsningsorienterad

• Tar ansvar och garskap fr arbetsuppgifter

• God problemlsningsfrmga

• Flytande i svenska och engelska bde skriftligt och muntligt

• Tjnsten r p heltid

• Arbetsplats: Stockholm

• Rollen rapporterar till Office Operations Manager

• Rekrytering sker lpande, s vi ser grna att du skickar in din anskan (CV och personligt brev) s snart som mjligt

• Vid frgor r du vlkommen att kontakta vr Head of HR, Petra Lindeblad, p petra.lindeblad@whitecase.com eller vr Talent Acquisition & HR Advisor, Cajsa Billebjer, p cajsa.billebjer@whitecase.com

Lnespann: 32.000-38.000 kr i mnaden

This role reports to

Senior Manager, Office Operations

Equal Opportunities

White & Case is committed to creating a fair workplace. It is our Firms policy to recruit, employ, train, compensate, and promote without regard to race, religion, creed, national origin, age, gender, sexual orientation, marital status, military or veteran status, disability, genetic information, or any other category protected by applicable law.

If you require assistance and/or adjustment to participate in our application and/or interview process, please email us. We will be happy to work with you.

The Firm may modify and amend any job description at any time in its sole discretion. Nothing herein creates a contract of employment or otherwise modifies the at-will nature of employment.

The above is only a general description of the essential duties associated with this position and does not represent an exhaustive or comprehensive list of all duties.

Note to Recruitment Agencies

Our internal Recruitment team manages all aspects of lateral hiring. All agencies must have signed terms of businessspecific to the relevant officebefore submitting any candidates. CVs or applications sent directly to White & Case partners or employees will also not be considered formal introductions. If you have questions, please contact the relevant Recruitment team. We work with our preferred suppliers when engaging agencies.

Location: Stockholm

Time Type: Full time