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Objetivo del puesto:

Responsable de las actividades administrativas para brindar el apoyo necesario al Head del rea a fin de ayudar en ciertas acciones, funciones y responsabilidades. Apoyar en la coordinacin de las actividades administrativas, y operativas del rea, as como proporcionar soluciones a las necesidades de los clientes internos del rea. Coordinacin de visitas globales y logstica de eventos del rea. Gestin de pagos a proveedores relacionados con dichos eventos.

Actividades y funciones principales:

Atender oportunamente a las personas que acuden y solicitan ver al Head del rea, tanto internas o externas.

Organizar la agenda del Head del rea, tales como reuniones y eventos, internos y externos, atendiendo oportunamente todos los requerimientos derivados de sus actividades y responsabilidades.

Garantizar la correcta derivacin de la correspondencia y dems documentos relacionados con la actividad del Head del rea.

Controlar y enviar informacin requerida por el Head del rea.

Mantener organizado y actualizado el archivo de la Direccin.

Gestionar reuniones, concertar citas internas y externas.

Gestin de logstica de eventos del rea (Roadshow, Kick Off, Off Site).

Generacin de agendas de visitas globales.

Gestin de pagos a proveedores relacionados con dichos eventos.

Agendar los compromisos, juntas y proyectos del Head del rea

Elaborar y enviar la agenda a los asistentes en reuniones o juntas de trabajo.

Preparar la informacin y apoyar organizando la logstica de los eventos.

Atender y canalizar las llamadas telefnicas que reciba el Head del rea.

Ejecutivos de alto nivel internacionales.

Ejecutivos de alto nivel dentro y fuera de la organizacin.

Trabajar en equipo con compaeros del rea si as es requerido.

Compartir conocimientos y/o experiencias enfocadas a la mejora de los procesos del rea.

Comunicar al jefe inmediato situaciones que impiden la continuidad de los proyectos y/o procesos asignados.

Turnar la correspondencia por asunto y prioridad al Head del rea.

Archivar y organizar todos los documentos generados en la Direccin asignada.

Llevar registro y control de los documentos e informes enviados al exterior.

Realizar la comprobacin correspondiente de viticos y pagos diversos.

Tomar nota de todos los recados (informacin) y asuntos relacionados con el rea de Direccin.

Requerimientos:

Lic. en reas Administrativas

Escuela Comercial Secretariado Bilinge

Ingls Intermedio. Se requiere entablar comunicacin oral y escrita.

Conocimientos

Dominio de Excel

Habilidades / Competencias

Trabajo en equipo

Servicio al Cliente

Proactiva

Capacidad alta de anlisis

Empuje, Compromiso y Desarrollo Personal

Experiencia:

3 a 5 aos de experiencia a nivel Direccin

Dos aos en la organizacin de eventos, y controlando agenda y actividades a nivel Direccin

Manejo de conmutador, atender y canalizar llamadas, control de citas.

Realizando actividades de archivo y control de expedientes.

En HSBC, esperamos que nuestra gente se trate con dignidad y respeto, creando una cultura inclusiva que promueva la igualdad de oportunidades. Nuestros valores definen quines somos como organizacin y qu nos distingue, valoramos la diferencia, avanzamos juntos, asumimos la responsabilidad de nuestras acciones, usamos el buen juicio, hacemos lo correcto y hacemos que las cosas sucedan.

En HSBC estamos enfocados en garantizar la igualdad de gnero y la capacitacin constante de nuestros colaboradores, as como la proteccin de sus derechos laborales y sociales.

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